La productividad está estrechamente ligada al debate sobre el teletrabajo porque tenemos la idea de que es difícil optimizar el tiempo en un espacio que no sea estrictamente laboral. Tu partner Microsoft en Barcelona ha desarrollado estrategias ligadas a soluciones informáticas que te ayudarán a cumplir con tus objetivos profesionales sin importar desde dónde desarrolles tu actividad. Este verano puedes llevarte el ordenador a tu lugar de descanso y emplear eficazmente las horas que dedicas al trabajo. Porque estamos convencidos de que los recursos tecnológicos deben estar al servicio de nuestras necesidades y ofrecer respuesta a nuestros problemas, hoy queremos traerte 5 consejos para un teletrabajo mucho más eficiente:
1. Decide qué es automático y qué es manual
La dispersión es fácil en un ambiente no laboral. Aunque te encuentres en casa o en un espacio de trabajo compartido con otras empresas, sentirás que te hace falta el soporte de tu equipo. En la oficina están los jefes y compañeros que comparten las prisas del día a día y entre todos se apoyan para llegar a las metas trazadas. Con el trabajo remoto, la organización personal e individual se vuelve prioritaria y es necesario mantener un ritmo con el que puedas avanzar sin agobiarte. Microsoft Power Automate (antes conocido como Microsoft Flow) es una herramienta que permite automatizar tareas repetitivas y procesos que podrían ser electrónicos para que te dediques a aquellos en los que sí se requiere intervención personal. Así, puedes programar respuestas automáticas, activar notificaciones cuando llegue ese mensaje o documento que estabas esperando, enviar aprobaciones a tareas que no requieren supervisión detallada, guardar archivos adjuntos automáticamente en la nube, hacer clic en un botón para enviar notas por correo electrónico y tener plantillas programadas para dar respuesta a ciertos asuntos.
2. Establece vínculos de confianza con tus compañeros
En un mundo interconectado por redes sociales de todo tipo, nada mejor que un entorno cerrado para empresas. Yammer es la aplicación integrada en Microsoft Teams que facilita el intercambio de información a nivel usuario y ofrece a los directivos la posibilidad transmitir anuncios de interés general en un tono informal. Si en tu equipo están desarrollando una investigación para la que han diseñado una encuesta, puedes compartirla en Yammer con el resto de los empleados y hacer un seguimiento de las respuestas. También puedes crear asambleas virtuales, reuniones de empresa y cursos mediante vídeos y audio de alta calidad, sin importar dónde te encuentres.
3. Mantén una comunicación fluida y eficaz
Chats, reuniones, documentos compartidos… Como especialistas en Microsoft 365, desde TIC Solutions recomendamos Microsoft Teams el centro de trabajo en equipo por excelencia y un aliado imprescindible para mejorar el rendimiento sin estar en la oficina. En tiempos de teletrabajo, esta herramienta ha resultado muy eficaz para mantener la sintonía de los equipos y estar al día con el avance de los proyectos. En Teams no solo se adjuntan archivos sino que se pueden consultar porque están alojados en la nube y se pueden editar en tiempo real mediante Microsoft Word, Power Point o Excel. El trabajo colaborativo adquiere una nueva dimensión gracias a que puedes seguir conversaciones y localizar documentos en un mismo sitio, sin necesidad de abrir diferentes aplicaciones. En cuanto a las llamadas, Microsoft Teams te da la opción de enrutamiento directo desde el sistema telefónico para participar en las reuniones con más agilidad. .
Outlook, el servicio de correo de Microsoft, también te permite mantener una comunicación constante con tus compañeros, aunque no coincidan en horarios de trabajo. Con la aplicación de calendario sabrás qué disponibilidad tienen todos y cómo organizar la agenda para la distribución de funciones. Y con el gestor de tareas puedes hacer un listado de asuntos pendientes y llevar un control de los avances.
Organiza los documentos y archivos en un solo sitio
Si tener varias aplicaciones abiertas al mismo tiempo puede entorpecer el trabajo, saber dónde encontrar un archivo puede ser un verdadero caos. Imagínate que un compañero está de baja y los documentos que necesitáis para avanzar están guardados en su ordenador. La pérdida de tiempo podría ser irreparable. Por eso, los sistemas de almacenaje en la nube resultan de mucha utilidad para la optimización del teletrabajo. Microsoft OneDrive permite almacenar y proteger los archivos para acceder a ellos desde cualquier sitio con conexión a internet. Puedes sincronizar tus archivos con dispositivos móviles y compartir documentos sin necesidad de estar físicamente frente al ordenador.
Otra posibilidad que da el Cloud Computing es SharePoint el programa de Microsoft para crear sitios web de uso compartido por una Pyme o un equipo de trabajo. Se trata de un lugar seguro para almacenar archivos, organizar información y colaborar activamente. Cada uno puede estar haciendo teletrabajo y entrar a este sitio web compartido con la total seguridad de que sus datos estarán protegidos de cualquier posible ciberataque.
5. Haz un seguimiento integral de los procesos internos y externos
En las pequeñas y medianas empresas muchas veces se prescinde del teletrabajo por miedo a perder el control de circuitos de información con clientes y/o proveedores. Contar con un sistema especializado de CRM (Customer Relationship Management) permite gestionar toda la información delicada que compartimos con los clientes. Si además, lo complementamos con un ERP (Enterprise Resources Planning) podemos centralizar y monitorizar los procedimientos internos de empresa. La ERP, conocida como back office ayuda a reducir costes de producción porque permite visualizar el stock, los productos más vendidos, el control de facturación, las nóminas, los beneficios, etc. En cuanto al CRM, también llamado front office, es una herramienta de organización para trazar estrategias de venta y marketing y hacer un seguimiento dinámico del proceso con cada cliente.
¿Qué tienen que ver estos software de producción con el teletrabajo? Como partner Microsoft en Barcelona, desde TIC Solutions podemos implementar Dynamics 365 , el software de gestión empresarial que integra tanto el CRM como la ERP. En un solo producto tienes una experiencia unificada y un mapa global de la empresa a nivel interno y externo, sin que estés físicamente en las instalaciones. La gestión integral del negocio se consigue en una sola plataforma que analiza los datos y ofrece análisis predictivos.
Con estos 5 consejos para optimizar el teletrabajo, ya habrás concluido que una buena conexión a internet es suficiente para mantenerte al día con todo lo que exige tu negocio y en constante comunicación con los compañeros y jefes, aunque no estéis conectados simultáneamente. ¿Alguna duda sobre los beneficios de Microsoft 365 para pymes? ¡Contáctanos! En TIC Solutions estamos disponibles para responder todas tus preguntas y ayudarte en la instalación de los programas y aplicaciones que necesitas.
