El teletrabajo ha transformado por completo el día a día laboral y muchas empresas han podido comprobar todo el potencial de Microsoft 365. Sin embargo, otras compañías han querido cubrir todas las herramientas y servicios necesarios para facilitar el contacto, la organización y productividad mediante diferentes plataformas. En este artículo vamos a señalar 5 de esas aplicaciones que no están integradas en una única plataforma, que obligan a los trabajadores a crear diferentes claves de acceso y, lo que es más importante, de las que no tienen la certeza de contar con capas de protección necesarias para datos e información sensible. Para que esto no te suceda, desde TIC Solutions, partner Microsoft en Barcelona, queremos indicarte las diferencias entre las herramientas ofimáticas para el teletrabajo que no son Microsoft 365 y aquellas que sí, para que tomes buena nota.
Mantener el contacto con compañeros o clientes con Zoom vs. Teams
Zoom ha sido una de las aplicaciones que ha ganado popularidad por ser una ventana con la que contactar con compañeros de trabajo en remoto, organizar reuniones agendar videollamadas. Una herramienta web desde la que poder convocar a una o varias personas a la vez, compartir pantalla, mostrar documentos internos e incluso, interactuar con clientes actuales o potenciales. Pero Zoom ha estado en el punto de mira por sus brechas de seguridad. En un momento tan complicado, sus fallos en materia de ciberseguridad inquietaron a pequeñas, medianas y grandes empresas. Para que las videollamadas no estén expuestas a ciberamenazas ni a brechas de seguridad, en Microsoft 365 contarás con la herramienta idónea: Microsoft Teams. Con esta aplicación, las empresas pueden entrar en contacto con empleados, socios y clientes mediante reuniones en línea, mensajería instantánea, uso compartido de archivos y llamadas. Así, los usuarios pueden comunicarse por videoconferencia de forma segura en vídeo HD en tiempo real teniendo la certeza de que sus conversaciones y archivos están protegidos.
Organizar los archivos en la nube con Dropbox vs. OneDrive
La conocida caja azul es un sistema de almacenamiento de archivos en la nube al que se puede acceder a través de su página web o bien, instalando su aplicación para que la sincronización de los archivos sea automática. Requerirá de una cuenta personalizada ya sea a nivel de empresa o como particular. En cambio, a OneDrive de Microsoft 365 podrás acceder directamente si ya tienes cuenta en Microsoft y no será necesario registrarse para aprovechar todo el potencial de almacenamiento que ofrece. Este sistema en la nube cuenta con espacio de hasta un terabyte, lo que equivale a 300.000 imágenes o a un millón de documentos. En TIC Solutions, expertos en seguridad informática en Barcelona, también nos gusta destacar que con OneDrive tendrás una capa de protección adicional para los archivos más personales.
Medir el tiempo empleado con Toggl track vs Productivity Score
Toggl track es un software online con el que realizar un seguimiento del tiempo que se emplea en cada proyecto, documento o reunión. Una solución efectiva y necesaria que también se incluye en el plan de Microsoft 365 a través de la herramienta Productivity Score. Permite medir la actividad de los trabajadores dentro de las herramientas de la compañía, entre las que se encuentran Word, Outlook, Excel, Power Point y Teams sin necesidad de activar ninguna herramienta complementaria ni salir de la hoja o pantalla de trabajo, centrándonos en lo más importante: aprovechar el tiempo con total seguridad.
La organización de tareas con Trello o Asana vs Planner
En este último punto queremos hablar de dos herramientas, independientes entre sí, con las que se organizan las tareas en paneles frente a la solución integrada en Microsoft 365 y que te permite eso…y mucho más. Por un lado hablamos de Trello y Asana. En ambos casos, y a grandes rasgos, se puede ordenar, planificar y registrar actividades con tarjetas virtuales. De esta manera se estructuran las tareas por horas, días, semanas o meses así como por proyectos, permitiendo también adjuntar archivos, etiquetar a personas o compartir los tableros. Dos herramientas para las que necesitarás un usuario y una contraseña que se sumarán a tu larga lista de accesos online. Por el contrario, si optas por el plan de Microsoft 365, tus trabajadores y tú podréis acceder de manera fácil, rápida y segura a Planner. Esta solución para la gestión de tareas y trabajos permite organizar equipos categorizar las tareas en función de su estado. También podrás trabajar en red sin esfuerzo mediante My Tasks view, donde tendrás acceso a una lista completa de todas las tareas y el estado de todos los planes. Asimismo, permite monitorear en qué está trabajando cada miembro o bien, adjuntar archivos a tareas y trabajar en ellas dentro de la aplicación, e incluso tener conversaciones, sin tener que abrir ventanas paralelas. Por último, Planner permite recibir notificaciones en tu e-mail.
Desde TIC Solutions, partner Microsoft en Barcelona, hemos querido señalar 5 herramientas ofimáticas para el teletrabajo que no son Microsoft 365 para que veas que con un único plan, el de Microsoft, podrás hacer lo mismo e incluso más gracias a las múltiples opciones y ventajas todo ello en una misma plataforma que te hará el teletrabajo más fácil, cómodo y seguro.
