Reuniones efectivas, comunicación fluida y gestión segura de los archivos compartidos son los retos que las herramientas para el teletrabajo deben garantizar en este momento crucial para las empresas y los profesionales. Aunque el trabajo remoto no es algo completamente nuevo, sí es cierto que este año ha tenido que implementarse de forma intensiva para hacer frente a las circunstancias extraordinarias con el aislamiento preventivo por coronavirus. Según los pocos datos que se conocen sobre teletrabajo en España, en 2019 únicamente el 4,8% de los trabajadores dedicó más de la mitad de sus días laborables en casa y el 3,5% lo hizo ocasionalmente. Sin duda, las cifras de 2020 se dispararán, pero una de las preguntas de fondo será sobre la calidad de las aplicaciones o software elegidos para optimizar el tiempo y las actividades diarias. Aunque cada empresa y profesión tienen sus propias necesidades técnicas, hay una serie de recursos generales que pueden aplicarse en cualquier sector para contribuir al rendimiento laboral. Desde TIC Solutions, tu partner Microsoft en Barcelona, queremos destacar varias herramientas para el teletrabajo por su eficacia, seguridad y facilidad de uso.
Microsoft 365, el respaldo de una solución completa
Trabajar en el entorno de Microsoft 365 es contar con todo lo necesario en una sola herramienta. El almacenamiento seguro de archivos en la nube es lo primero que pensamos cuando nos referimos al concepto cloud computing de Microsoft, pero esta es solo una de sus ventajas. La empresa, sin importar su tamaño o el volumen de datos que gestione, cuenta con un servidor virtual con plenas garantías de seguridad y mantenimiento.
Además del almacenamiento ordenado de bases de datos, mensajes de correo electrónico, información clasificada y todo tipo de archivos de uso diario, con Microsoft 365 se mejoran las comunicaciones de los empleados. El chat de Microsoft Teams ofrece una conexión estable y de buena calidad desde cualquier dispositivo y, a través de la plataforma, se pueden intercambiar archivos o trabajar simultáneamente en aplicaciones empresariales, sin riesgo de interrupciones ni ataques informáticos. La creación de alertas, la actualización de formularios o la inserción de nuevos datos de manera automática son otras de las ventajas del paquete completo de Microsoft 365 porque los empleados pueden contar con un aliado para mejorar sus flujos de trabajo sin una sobrecarga innecesaria de tareas. Además, con el Microsoft Planner puedes administrar los proyectos, dividiéndolos por tareas y asignando responsables y fechas de entrega para que sea mucho más práctico alcanzar los objetivos de cada equipo.
Como ya hemos dicho, en el mundo del teletrabajo también encontrarás herramientas sueltas para facilitar las comunicaciones o la organización de la jornada diaria, pero creemos que no hay nada como centralizar todas estas funciones en un solo paquete, que te garantice asistencia en línea, soporte y protección de datos, como el que obtienes con Microsoft 365.
Conferencias y reuniones efectivas
Las reuniones en modo remoto han sido un gran reto para los equipos que están acostumbrados a verse cada semana. Las circunstancias personales de cada uno en casa son determinantes en épocas de teletrabajo pero, una vez encontrado el momento ideal para todos, el siguiente paso es dar con una herramienta eficaz y cómoda para encuentros interactivos. Hay diferentes plataformas gratuitas disponibles, pero hoy queremos destacar dos por su sencillez: Zoom y Whereby.
Zoom es una de las más utilizadas hoy en día y permite interactuar mediante videoconferencias locales o internacionales. La Zoom Meeting o reunión por zoom está alojada en la nube y se accede a ella mediante un enlace compartido que se puede abrir en el ordenador o en un móvil. En este caso no se requiere una suscripción especial, sino simplemente la descarga gratuita de la aplicación. Con ella se permiten reuniones de hasta 40 minutos y 100 participantes. Además, Microsoft permite agregar el complemento Zoom Outlook en la barra de herramientas y, con un simple clic, iniciar o programar una reunión en cualquier momento.
Whereby es otra aplicación interesante para Pymes y autónomos porque en su versión gratuita cada usuario cuenta con un Meeting Room, es decir, una sala disponible para convocar reuniones de hasta 4 participantes. Al igual que sucede con Zoom, a Whereby se puede acceder mediante el ordenador o el móvil y su plataforma es muy intuitiva: básicamente cuenta con micrófono, espacio para chat y la posibilidad de compartir pantalla.
Y aunque estas herramientas van corrigiendo los errores de seguridad o protección de datos que sus clientes reportan, lo cierto es que no hay nada como contar con un paquete completo que te brinde confianza garantizada como el que ofrece Microsoft 365.
Organización de las tareas diarias
Trabajar desde casa implica máxima organización del tiempo para las actividades personales, domésticas y laborales. Por eso, en medio del teletrabajo resulta indispensable contar con una herramienta que nos ayude a planificar el día a día y coordinarnos con nuestros compañeros, así que en medio de la oferta online queremos destacar la funcionalidad de dos herramientas gratuitas: Asana y Trello.
Asana permite crear una estructura de trabajo por equipos, lo cual resulta útil para coordinarse sin estar en la oficina. En su versión gratuita, se pueden formar equipos de hasta 15 personas y un número ilimitado de proyectos. Cada proyecto es un objetivo final del equipo, que se divide en tareas para cumplirlo. Cada tarea tiene una fecha de entrega y un responsable asignado, y a medida que cada uno va avanzando en sus tareas, Asana envía notificaciones a todo el equipo. Así es más fácil saber en qué punto del proyecto estamos y cuánto nos falta para completarlo. En cada proyecto se pueden adjuntar archivos y añadir comentarios para agilizar la comunicación.
Otra alternativa para la visualización de tareas y proyectos es Trello, una herramienta diseñada en forma de tableros que nos recuerda a una pizarra con notas post it . Cada tablero se compone de tarjetas diferenciadas por colores, según la preferencia de cada usuario. Habrá un color para “tarea terminada” y otro para “tarea en elaboración”. También se puede hacer mención a un miembro del equipo cuando le asignamos una tarea o tenemos algún comentario puntual. En las tarjetas se pueden arrastrar enlaces, imágenes y archivos adjuntos para facilitar la integración de todos los archivos relacionados con el tablero. En su versión gratuita, Trello permite tarjetas y tableros ilimitados y hasta 10MB por archivo adjunto.
Chats internos para optimizar el trabajo
En el ámbito de los chats hay muchas alternativas en línea para interactuar mediante textos, audios o videoconferencias en tiempo real, pero en el terreno profesional Slack es una aplicación gratuita muy popular, gracias a su estabilidad. En el móvil o en el ordenador, Slack permite archivar las conversaciones de manera automática, tiene un buen motor de búsqueda y un diseño muy amigable e intuitivo.
También puedes echar un vistazo a Rocket.Chat, una plataforma de código abierto en la que participan cientos de desarrolladores en todo el mundo. Su objetivo es perfeccionar la herramienta del chat privado para empresas y al ser de código abierto siempre será gratuita. Otra ventaja es que ofrece un complemento de traducción automática en línea para más de 30 idiomas. ¡Ideal para chatear con clientes o proveedores de otros países!
Medir el tiempo para establecer prioridades
La sensación de que en tu casa estás frente al ordenador más horas de las que emplearías en una oficina, podría convertirse en un dato objetivo si realmente midieras el tiempo que dedicas al teletrabajo. Herramientas como Toggl te permiten visualizar cada actividad y recibir un informe mensual del tiempo que dedicas a cada cliente. Elabora un listado de tus proyectos o clientes y pon en marcha el cronómetro cada vez que emprendas una tarea específica. Así visualizarás tu productividad o la de tu equipo, y seguro que podrás organizar el teletrabajo de una manera mucho más rentable para todos.
Otra herramienta de teletrabajo efectiva para contar las horas que se dedican a cada tarea o cliente es Tracking Time. Además de las funciones ya mencionadas, esta aplicación tiene la ventaja de que presenta estadísticas en tiempo real para saber en qué está trabajando cada uno de los miembros del equipo en un momento determinado.
Varios analistas coinciden en que el confinamiento obligado por el coronavirus no ha hecho más que acelerar la implementación del teletrabajo en diferentes sectores de la economía. Nos preparamos para una nueva etapa en la que el trabajo remoto ya no será una anécdota sino una realidad contundente. Así que debemos estar preparados con todas las herramientas y recursos técnicos para hacer frente a los desafíos técnicos que comienzan a presentarse y en TIC Solutions estamos a tu disposición para acompañarte en todo el proceso. ¡Cuenta con nosotros!
